Todo por escrito: ¿Cuán importante es tener documentos de respaldo?

En los negocios existen procedimientos vistos como riesgosos, caso de la compra de nuevas propiedades o el ingreso de un nuevo colaborador. En estos procesos es usual tener documentos de respaldo (por ejemplo, contratos) que aseguran el correcto cumplimiento de las expectativas.

Otros procedimientos no generan la misma percepción de riesgo, y no suelen acompañarse de respaldos. Esto es muy usual en negocios pequeños o que recién empiezan. Por ejemplo: detalles de entrega, facilidades de pago, pedidos de modificación de productos o indicaciones internas (órdenes de jefes o coordinaciones entre trabajadores). En estos casos el poder de “la palabra” suele ser suficiente garantía. Sin embargo, es frecuente tener malas sorpresas en este tipo de tratos por tres situaciones: el olvido, la dejadez o la confusión.

Los dos primeros casos (los más atroces) suelen estar acompañados de búsqueda de responsables y discusiones incómodas. En el tercer caso, aunque se tiene la intención de cumplir lo prometido, suceden enredos de ideas o mala transmisión de información a terceros.

Para los tres casos hay una misma solución: dejarlo por escrito. Pero no solo un papel a mano sino mediante correos electrónicos o aplicaciones digitales. Sea precavido. En un eventual proceso de reclamo, “las palabras” se las habrá llevado el viento, pero un correo puede salvarlo de dolores de cabeza.